"Gdy liczba pracowników instytucji przekroczy 1000, ilość pracy jaką ma instytucja do wykonania w związku ze swoim istnieniem, wystarcza by całkowicie zająć jej pracowników - nawet gdyby reszta świata przestała istnieć"
Cyryl Parkinson

:idea:

Kiedy podczas ostatniej kampanii wyborczej do sejmu liderzy najróżniejszych partii czy to z lewa czy z prawa pytali byli o cięcia w wydatkach budżetu państwa najczęściej wymieniali cięcia w administracji rządowej. Obie partie, które wygrały wybory przodowały w możliwych cięciach wydatków przeznaczanych na administracje. Mówiło się o obcięciu wydatków o 20% czy 30%, zabraniu telefonów komórkowych, laptopów czy samochodów urzędnikom, czy jeżdżeniu przez ministrów taksówkami. Cześć z tych postulatów było to klasyczne zagranie czysto pod publiczkę, mające na celu pozyskanie głosów wyborczych. Ci którzy będą tak znacząco i ochoczo odchudzali naszą administrację, jednocześnie kiedy obejmowali władze w samorządach jakoś tego przeprowadzić nie potrafili. Można zadać proste pytanie ilu urzędników zatrudniało miasto Warszawa przed przyjściem Lecha Kaczyńskiego a ile zatrudnia obecnie? Jakie wydatki były przeznaczone na administracje warszawską w roku 2002 a jakie są zaplanowane na 2005 rok? Takie same pytania można by zadać wielu wójtom, burmistrzom, prezydentom, a także radnym różnych szczebli którzy startowali z list różnych ugrupowań.

W ekonomii są dwa główne rodzaje bardziej efektywniejszego gospodarowania, pierwszy to taki kiedy za te same pieniądze dostajemy lepsze efekty, drugi to ten, kiedy takie efekty uzyskujemy mniejszymi kosztami. Jest oczywiście jeszcze trzeci najlepszy wariant, kiedy mniejszymi kosztami uzyskujemy większe efekty. Zdaje się, że wielu politykom kiedy mówili o zmniejszeniu wydatków na szeroko pojętą administrację i poprawieniu efektywności ich działań chodziło o ten trzeci wariant. Jednak nie można się okłamywać, jest on najtrudniejszy do wprowadzenia. Na palcach jednej dłoni można wyliczyć gminy (a jest ich ponad 2500 w naszym kraju), które w powoli mijanej kadencji samorządu wprowadziły na swoim terenie takie cuda. O powiatach czy samorządach wojewódzkich nawet wspominał nie będę, przez grzeczność.

Aby móc wprowadzać zmiany w administracji należy na początku odpowiedzieć sobie na pytanie, czym się zajmuje dany wydział, kto jest jego klientem i od czego powinien być rozliczany, np. wydział komunikacji w urzędzie gminy powinien być rozliczany od ilości obsłużonych interesantów i szybkości ich obsługi (w co także wchodziłaby długość kolejek przed okienkami). Pewne wydziały będą pracowały dla klienta zewnętrznego, jak wymieniony wyżej wydział komunikacji, inne dla klienta wewnętrznego, jak np. wydział audytu i kontroli wewnętrznej danego urzędu. Niemniej nie zmienia to faktu, że należałoby odpowiedzieć na pytanie kto jest naszym klientem i jak należy go najlepiej obsłużyć? Musimy także wiedzieć jakie warunki i narzędzia będą nam do realizacji tych zadań potrzebne (np. laptopy jeżeli ktoś pracuje w Regionalnej Izbie Obrachunkowej gdyż jeździ po całym województwie i kontroluje na miejscu różne gminy). Musimy także ustalić, które wydziały są dla dobrego funkcjonowania miasta ważniejsze a które są mniej ważne oraz które wydziały obecnie funkcjonują dobrze a na jakie wydziały jest najwięcej skarg i o których wydziałach wiadomo, że niedomagają. Trzeba wiedzieć także dlaczego dane źle funkcjonujące wydziały niedomagają - czy wynika to ze stylu ich zarządzania (np. nie nadający się na to stanowisko szef czy zła struktura organizacyjna), niedoinwestowania (etaty i sprzęt) czy niejasnych kryteriów działania. Jeżeli będziemy znali odpowiedzi na te wszystkie pytania możemy przystępować do realizacji reformy w administracji. Wiedząc to możemy opracować system motywacji i wynagrodzeń dla pracowników administracji i nie łudźmy się, że urzędnicy powinni być źle wynagradzani. Takie myślenie prowadzi to patologicznych sytuacji. Przykładem takich sytuacji jest sprawa Ministerstwa Gospodarki, gdzie w wydziałach zajmujących się funduszami europejskimi jest wysoka rotacja, gdyż ludzie przychodzą tam nie tyle aby pracować przez jakiś dłuższy czas (bo są źle i nie prawidłowo wynagradzani) ale po to aby się nauczyć z czym się "je ten krem" po czym uciekają do biznesu. Podobne sytuacje mają miejsce np. w wydziałach obsługi prawnej w urzędach gmin, gdzie jak tylko młodzi prawnicy mogą przejść na lepiej płatne stanowisko to czynią. Takie patologiczne sytuacje to także fakt, że urzędnicy tak wynagradzani niekoniecznie są zainteresowani w konkretnej pracy. Powtarzam, urzędnicy powinni być dobrze wynagradzani, ale jednocześnie powinno być ich mniej niż obecnie. Trzeba także poważnie pochylić się na kwestią zlecenia na zewnątrz pewnych prac wykonywanych dotychczas przez urzędników. Do takich prac mogłyby należeć: obsługa prawna urzędu, pisanie wniosków o dofinansowania z funduszy UE, organizacja pomocy społecznej (przynajmniej w pewnej jej części), zarządzanie transportem i logistyką, zarządzanie promocją miasta (przynajmniej w jakiejś części). Te korzystanie z podmiotów zewnętrznych dałoby większą elastyczność działania urzędu, lepsze efekty wydawanych pieniędzy (choć nie koniecznie ilość wydawanych środków zmniejszyłaby się), bardziej jasne kryteria rozliczeń z firmami zewnętrznymi niż z urzędnikami.

Tak sprawnych i dobrze działających urzędów pozostaje życzyć nam wszystkim