„W administracji obowiązuje pewna zasada – im więcej papieru tym czystszy tyłek” - Cyryl Parkinson

Większość z nas zżyma się na to, że przy kontaktach z różnego rodzaju urzędami potrzebne są całe pliki mniej lub bardziej potrzebnych dokumentów nazywanych potocznie „papierami”.
Wiele z tej, nazwijmy to „papierologii stosowanej” wynika z różnego rodzaju ustaw i rozporządzeń (za co powinniśmy mieć pretensje do posłów i ministrów ale nie do urzędników jako takich, gdyż oni tylko wykonują nałożone na nich przez odpowiednie przepisy prawa obowiązki), co w brew pozorom czasami ma swoje głębokie uzasadnienie, no bo niby dlaczego, komuś należy dać dodatek mieszkaniowy, jeżeli jemu taki dodatek się nie należy gdyż otrzymuje zbyt wysokie dochody (a tym samym musi przedłożyć zaświadczenie o osiąganych dochodach – „papier” do przedstawienia). Takich przykładów można by wyliczać jeszcze bardzo wiele. Choć zaznaczyć należy, że nie wszystkie z nich mają to samo merytoryczne uzasadnienie, gdyby ktoś tak naprawdę chciał można by wiele spraw zorganizować prościej i łatwiej. Nie mniej większość ze spraw związanych ze składaniem szeregu dokumentów leży w rękach posłów i ministrów (tworzących te ustawy i rozporządzenia), a nie prezydentów czy burmistrzów danych miast a tym bardziej ich urzędników, gdyż oni są od prawa przestrzegania i egzekucji a nie jego tworzenia. Jest oczywiście inna strona „papierologii stosowanej”, kiedy to rzeczywiście tworzy się dokument właściwie „na wagę” a nie na „na merytoryczność”. I tu można by się powołać na cytowanego na wstępie artykułu Cyryla Parkinsona. Chodzi tu bardziej o dokumenty wewnątrz urzędowe niż o dokumenty zewnętrzne, chociaż i w tych drugich nie raz nie brakuje zbędnych pod względem merytorycznym zdań czy całych stron. Jako przykład takiego działania mogę podać zdarzenie, które miało miejsce w jednym z ministerstw. Do tego tegoż ministerstwa miała przyjechać delegacja z USA na negocjacje. Na potrzeby rozmów z tą delegacją odpowiedni departament rzeczonego ministerstwa opracował opasłe tomiszcze objętości prawie stu stron, w którym można było wyczytać całą masę „ciekawych i niezbędnych” do przyszłych negocjacji informacji. Mianowicie, ile stanów jest w USA, jaki jest ogólny PKB, a jaki PKB na mieszkańca, ile PKB pochodzi z sektora usług a ile z produkcji i budownictwa, jakie są przewidywania co do przyszłego kształtowania się wzrostu PKB w tym kraju, jakie to dobre kontakty mamy ze tym państwem, ile pieniędzy zainwestowały w Polsce amerykańskie spółki itd. Materiałów i informacji, które mogłyby być przydatne do negocjacji było raptem na cztery do pięciu stron. Dokument od tak zwanej strony urzędniczej został opracowany dobrze, ale od strony merytorycznej niestety dość nieudolnie. Nie znalazły się w nim chociażby informacje mówiące o szeroko pojętych  możliwościach ofertowych strony polskiej. Takich dokumentów tworzonych „na wagę” i pisanych typowym urzędniczym językiem, który czasami przypomina wręcz bełkot (np. „decydenci podejmujący decyzje powinni kierować się zasadą celowości funkcji celu wyznaczonego przez wielorakość wieloczynnikowej funkcji celu w stosunku do zakładanych rezultatów”) w różnych urzędach tworzy się niestety wiele. O tym w jaki sposób będą pisane odpowiednie dokumenty przez danych urzędników decydują ich przełożeni - każdy przełożony może swoich podwładnych nauczyć jak pisze się dokument od strony merytorycznej w ciągu miesiąca lub dwóch, co w takim dokumencie powinno a co nie powinno być zawarte itd. - ale z podejściem przełożonych bywa niestety dość różnie. Jeżeli ktoś przepracował kilka lat w administracji, która funkcjonowała w oparach tak tworzonych dokumentów, to w momencie kiedy w końcu zostanie szefem danej jednostki organizacyjnej, takie rzeczy będą dla niego już nie zauważalne, będą po prostu normalne. Dla osoby, która pracowała wcześniej w tak zwanym biznesie (w prywatnych spółkach) i podjęła pracę w administracji, w większości przypadków te dokumenty będą nie do strawienia, gdyż z biznesie nie wymaga się „wagi” ale „merytoryczności”. Jeszcze chodzi na przykład o działania zadaniowe (projektowe) to dokument może zawierać się w dwóch, trzech stronach na których będą określone cel lub cele (jakie chcemy uzyskać organizując daną rzecz), stan obecny (jego opis czyli z czego wychodzimy), działania (które należy podjąć), ryzyka (związane z realizacją danego zadania), szacowane koszty (które należy ponieść w związku z danym działaniem) i terminarz (w jakim dane działania mają być wykonane). Mówiąc inaczej dokument powinien odpowiadać na pytania co chcemy osiągnąć, jak mamy to zrobić, w jakim czasie ma to nastąpić i jakie poniesiemy tego koszty. Przykładowo jeżeli mamy zorganizować swoje stoisko na targach nieruchomości i inwestycji w Cannes taki dokument mógłby wyglądać tak: cel – zachęcenie potencjalnych inwestorów do zainwestowania w Łodzi, stan obecny – inwestorzy postrzegają możliwości inwestycji w Polsce przez pryzmat Warszawy, Krakowa czy Wrocławia, działania – rezerwacja odpowiednio dużego i dobrze usytuowanego stoiska na terenie targów, rezerwacja hoteli, biletów i załatwienie szeroko pojętej akomodacji dla delegacji, opracowanie materiałów dla zwiedzających – reprezentantów podmiotów zainteresowanych inwestowaniem w gminie zawierających informacje na temat możliwych lokalizacji obejmujące m.in. kształt działki, tereny dla podwykonawców, kto jest właścicielem, ograniczenia własności, przeznaczenie w planie zagospodarowania przestrzennego, klasyfikacja gruntów, obecne użytkowanie, zanieczyszczenia gleby i wód powierzchniowych, materiały odpadowe na terenie, poziom wód podziemnych, ryzyko znalezisk archeologicznych, ryzyko powodzi i wstrząsów podziemnych, przeszkody podziemne na terenie (gazociągi, kable energetyczne), przeszkody naziemne i powietrzne na terenie, ograniczenia ekologiczne, zadrzewienie terenu, procent zabudowy wg. planu zagospodarowania przestrzennego, ograniczenia wysokości budynków, strefy buforowe, zabudowania mieszkalne w pobliżu, inne zakłady w pobliżu lokalizacji, droga dojazdowa do działki, najbliższa droga krajowa lub autostrada, kolej lub/i bocznica kolejowa, cena gruntu, istniejąca infrastruktura (elektryczność – dostępne napięcie i natężenie linii energetycznej; występowanie sieci cieplnej i jej maksymalna moc; gaz – średnica rur gazowych, maks. ilość gazu, który może być dostarczany do danej działki na godzinę; woda i kanalizacja – średnica rur, maks. ilość możliwej dostarczanej wody i odprowadzanych ścieków na godzinę; telekomunikacja; odprowadzanie wód deszczowych) a także inne niezbędne inwestorom informacje. Oprócz tego wymyślenie tzw. wyróżników łódzkiej ekspozycji mogą to być na przykład chór czy zespól muzyczny (chodzi o element wyróżniający dane miasto w stosunku do innych, łatwo zapadający zwiedzającym w pamięć). Ryzyka, terminarz i koszty należałoby odpowiednio wcześniej opracować, niestety jako osobie niezatrudnionej w odpowiednim wydziale niewiele przychodzi mi w tym momencie do głowy, gdyż nie znam dokładnej specyfiki takich przedsięwzięć.  W podobny sposób powinny być pisane dokumenty mówiące o poprawie wykonywania zadań ciągłych (wykonywanych każdego dnia, dzień po dniu) w administracji. Przykładowo, jeżeli chcemy aby rejestracja działalności gospodarczej w mieście odbywała się w urzędzie „od ręki” to także możemy całość zadania zawrzeć na dwóch czy trzech stronach a nie tworzyć opasłe elaboraty na dany temat, które marnowały będą nasz czas i czas osób je czytających. W niemałym stopniu system tworzenia, przyjmowania, archiwizowania, przetwarzania, przesyłania  wielu dokumentów jest uciążliwy także dla samych urzędników, którzy muszą tym zawiadywać i zarządzać (chociaż część z nich w takiej sytuacji czuje się wyśmienicie). Na świecie istnieje stosunkowo niewielu ludzi, którzy mają pasję archiwistów i „papierożerców”. Tak naprawdę większość z nich wolałaby aby ten system funkcjonował inaczej. System bez dziesiątków, setek czy tysięcy akt w formie papierowej natomiast zapisanych w odpowiedni sposób w postaci baz danych i dokumentów w formie elektronicznej byłby dla nich lepszy i bardziej przyjazny, a właściwie dla części z nich – tych którzy umieją obsługiwać komputery. Byłby to też system bardziej przyjazny dla interesantów, którzy wiele spraw mogliby załatwić drogą elektroniczną. Po co urzędnik z referatu dodatków mieszkaniowych miałby pichcić i wysyłać odpowiednie pisma do urzędu skarbowego, ZUS, urzędu pracy (i Bóg wie czego jeszcze innego), o to czy dana osoba nie przekracza pewnego progu dochodów upoważniających ją do pobierania dodatku mieszkaniowego, jeżeli mógłby to sprawdzić w jasny i prosty sposób w odpowiednio zorganizowanym systemie informatycznym administracji ? Dlatego też, aby przynajmniej częściowo ograniczyć system papierologii stosowanej usprawnić obsługę interesantów w urzędach jest ich szeroko pojęta informatyzacja odbywająca się na poziomie urzędu jako całości a nie tylko danej jednostki organizacyjnej (departamentu, wydziału czy referatu). Niedawno tygodnik Wprost opublikował artykuł byłego premiera Estonii, który opatrzony był zdjęciem obrad estońskiego rządu, na którym można było zobaczyć ministrów siedzących przez monitorami komputerów a nie obłożonych tomami dokumentów. Miejmy nadzieję, że w niedługim czasie także polska administracja zacznie funkcjonować w podobny sposób zwiększając swoją efektywność i zmniejszając niszczenie lasów w naszym kraju. Jednak do tego potrzeba dwóch rzeczy – chęci i pieniędzy. Pieniądze, jeżeli się tylko dobrze poszuka mogą zostać znalezione, z chęciami może już być trochę gorzej…